Соглашение об эдо между контрагентами образец
Перейти к содержимому

Соглашение об эдо между контрагентами образец

  • автор:

Соглашение об ЭДО между контрагентами образец

При переходе на электронный документооборот в некоторых случаях возникает необходимость заключения дополнительного соглашения с вашими контрагентами. Поэтому мы подготовили образец соглашение об эдо с контрагентом.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

К ДОГОВОРУ № _____ от ___.__.20__

г. Минск «__» _______ 202_ г.

____________________, именуемое в дальнейшем «____________________», в лице ____________________________________, действующего на основании ____________________________, с одной стороны, и _____________________________, именуемое в дальнейшем «______________________», в лице ____________________________________, действующего на основании ___________________, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Пункт договора № ______ от __.__.20__ изложить в следующей редакции:

«Договор, а также относящиеся к нему акты и дополнительные соглашения, передаются и подписываются Сторонами в бумажном виде, с использованием факсимильной связи, либо в электронном виде, посредством электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП). Обмен электронными документами осуществляется посредством информационной системы «ЭДиН», аттестованного EDI провайдера ООО «Электронные документы и накладные», доступ к которой может быть осуществлен Сторонами с помощью интернет-ресурса www.edn.by (далее – ИС «ЭДиН»).

Сторонами также признается, что документы, переданные и подписанные посредством ИС «ЭДиН» имеют юридическую силу оригинала, а информация, генерируемая и хранящаяся в указанной системе, может быть использована в качестве доказательства соответствующих юридических фактов.

При применении электронных документов, в случае необходимости получения документа на бумажном носителе, Сторона, имеющая такую потребность, в срок не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента совершения хозяйственной операции должна направить в адрес другой Стороны официальное письмо о такой необходимости с указанием номера и даты документа или периода, за который необходимо его предоставить. Составление и подписание обеими Сторонами бумажного документа в данном случае осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней от даты получения соответствующей Стороной указанного письма от другой Стороны.

Информация о полномочиях лица на подписание Договора, а также иных документов, формируемых в виде электронного документа, содержится в атрибутном сертификате открытого ключа. Стороны подтверждают, что на момент подписания настоящего договора\дополнительного соглашения открытый ключ и атрибутный сертификат не отозваны.

Стороны обязуются в срок не позднее 1 (одного) рабочего дня сообщить об отзыве открытого ключа и атрибутного сертификата посредством направления электронного уведомления на согласованные электронные адреса Сторон. Стороны признают все документы, подписанные в электронном виде до даты получения такого уведомления, подписанными надлежащим образом уполномоченными представителями Сторон.

Согласованными электронными адресами уполномоченных представителей сторон являются:

-со стороны Исполнителя: _________________;

-со стороны Заказчика: ____________.

Изменение согласованных электронных адресов осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к Договору. Стороны признают все документы, подписанные в электронном виде и направленные на согласованный электронный адрес до подписания такого дополнительного соглашения, направленными и полученными надлежащим образом уполномоченными представителями Сторон.».

2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим дополнительным соглашением, Стороны руководствуются условиями договора № _____ от __.__.20__.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с __.__.202_ при условии его подписания уполномоченными на то лицами обеих Сторон.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух идентичных экземплярах на русском языке, имеющих равную юридическую силу, хранится по одному у Сторон и является неотъемлемой частью договора № _______ от __.__.20__.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН:

#

Скачать образец дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом Беларусь

Соглашение об ЭДО

Представители организаций, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО), могут задаваться вопросами: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами, как регламентировать процесс, что необходимо обсудить заранее? Разберем подробнее перечисленные вопросы и определимся, обязательно ли заключать соглашение об ЭДО.

В этой статье:
  • Нужно ли заключать дополнительное соглашение на ЭДО
  • Обязательно ли соглашение

Нужно ли заключать дополнительное соглашение на ЭДО

Закон не обязует заключать дополнительное соглашение об ЭДО между контрагентами. Представители компании могут установить устную или письменную договоренность с контрагентом по поводу способа обмена документами. Например, начать работать в сервисе ЭДО Контур.Диадок и с его помощью отправлять и получать документы.

Для совместной работы обеим компаниям понадобится подключиться к Диадоку. Отдельное соглашение об ЭДО между контрагентами заключают на усмотрение самих хозяйствующих субъектов, чтобы зафиксировать договоренности.

Если организация решит составить такой документ, необходимо указать следующую информацию:

  • виды документов для обмена;
  • реквизиты компании и контрагента;
  • регламент внесения правок;
  • полномочия и обязательства организаций.

Такое дополнительное соглашение допустимо создать в свободной форме или скачать шаблон. Подписать получится сразу в Диадоке.
Если планируете включить в текст договора с партнером информацию и критерии обмена электронными документами, впишите регламент работы отдельным пунктом. При необходимости дополнить уже заключенный договор составьте дополнительное соглашение о переходе на ЭДО и подпишите цифровую версию. Сделать это удобно в Диадоке.

diadoc

Начните обмениваться электронными документами

Поможем выпустить электронную доверенность на сотрудников для ЭДО

Обязательно ли соглашение

Дальше разберем подробнее, почему для работы в Контур.Диадоке составлять такое соглашение не обязательно.

Организации, использующие Диадок, обмениваются документами, которые подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП). Юридическую силу электронного документа регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В тексте закона сказано, что электронный документ, заверенный КЭП, равноценен аналогу на бумаге.

То есть если электронный документ подписан КЭП, по юридической силе он равнозначен бумажному с собственноручной подписью руководителя юрлица (ИП) или уполномоченного лица. Дополнительно подтверждать юридическую значимость не нужно. В Диадоке чаще всего пользователи работают с КЭП, значит, для обмена документами с контрагентами им не требуется заключать дополнительное соглашение.

При использовании других типов электронной подписи соглашение обязательно. Когда стороны применяют простые или неквалифицированные подписи, то для придания юридической силы электронным документам требуется соглашение об ЭДО, п.2 ст. 6 63-ФЗ. Налоговые органы при проверке электронных документов, заверенных такими подписями, вправе запросить у компании соглашение об ЭДО. Налоговая разъясняет это в своем письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.

Итак, соглашение нужно оформить, если законодательно не установлен порядок ЭДО и стороны используют для подписания документов не КЭП.

Для некоторых документов порядок их обмена в электронном виде регулируется законодательством. И это тот случай, когда заключать доп. соглашение точно не нужно. Можно обойтись без заключения доп. соглашения, поскольку законодательство обязывает участников хозяйственной жизни использовать ЭДО:

Налоговый кодекс предписывает обязательный обмен электронными счетами-фактурами между участниками оборота прослеживаемых товаров.
Аналогичный порядок установлен для участников оборота маркированных товаров.

Если стороны используют ЭДО только для этих целей, в соглашении нет необходимости. Порядок выставления, подписания и отправки электронных счетов-фактур, требования к формату и прочие ключевые вопросы давно проработаны и законодательно утверждены. Так, в письме ФНС РФ от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755 «О выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме» говорится, что специальные требования в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлены.

Тем не менее по желанию контрагенты могут оформить дополнительное соглашение о переходе на ЭДО или включить тематический раздел в договор. Стороны делают это добровольно, чтобы зафиксировать условия обмена электронными документами и избежать возможных разночтений и споров.

В каких случаях нужно заключать соглашение о переходе на ЭДО
Доп. соглашение обязательно Доп. соглашение не требуется Доп. соглашение составляется по желанию
Если стороны используют простые или неквалифицированные подписи для заверения электронных документов Если стороны обмениваются только документами, для которых ЭДО обязателен Если стороны используют КЭП и обмениваются любыми другими документами, кроме счетов-фактур и УПД на маркируемые и прослеживаемые товары

Таким образом, мы разобрали, обязательно ли составлять соглашение об ЭДО для обмена документами с контрагентом. Резюме: нет законно установленной необходимости, если контрагенты используют КЭП. Чтобы регламентировать процесс, по своему усмотрению стороны могут заключить соглашение.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

Составляем оптимальное соглашение об ЭДО с контрагентом

Автор
Марина Климова,
профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

18964 просмотра
25.01.2022 12:10

Электронный документооборот в России в последние годы стремительно развивается в очень разных областях. Стимулирует процесс государство, которое заинтересовано в унификации документооборота, его оцифровке, направлении по определенным каналам электронного взаимодействия. С планами развития ЭДО в хозяйственной деятельности можно ознакомиться: решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Одна из главных целей – заинтересовать организации и ИП в переходе на ЭДО.

По отдельным направлениям электронный документооборот стал обязателен. Так, в поле зрения бухгалтера обязательный ЭДО в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, товаров, подлежащих прослеживаемости; давно в обиход вошла электронная отчетность. При этом даже императивные нормы очень многие компании и ИП продолжают игнорировать, а попытки перейти на электронное взаимодействие с контрагентами ярко иллюстрируют всю степень неосведомленности о заложенных в законодательстве правилах.

Отдадим должное одному очень существенному вопросу, который необходимо проработать на стадии внедрения электронного документооборота с бизнес-партнерами: чтобы в дальнейшем можно было в электронной форме заключать сделки, обмениваться юридически значимыми сообщениями, закрывающими документами, начинать надо с заключения с контрагентом соглашения об ЭДО.

Всегда ли обязательно соглашение

Любые условия стоит закреплять соглашением лишь тогда, когда они не вменены законом или нормативно-правовым актом. Например, ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 1.1, 1.2, 6) однозначно установлено, что при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. Продавец обязан обеспечить направление такого документа покупателю по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить получение счета-фактуры по этому каналу связи. Сам счет-фактура должен соответствовать утвержденному формату и подписан должен быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иного уполномоченного на это лица. Если электронное взаимодействие будет ограничено только этой сферой, то и соглашение не требуется: нет альтернатив, которые могли бы предпочесть стороны, глобально нечего согласовывать. Нет, конечно, и здесь можно найти, о чем договориться: о выборе конкретного оператора ЭДО, чтобы избежать тисков роуминга, о способе передачи доверенностей на уполномоченных лиц, о действиях в случае сбоев связи и т.п. Но это уже факультативно и может фиксироваться допсоглашением.

Правда, практика показывает, что уровень «культуры ЭДО» сейчас таков, что стоит оговаривать даже самые банальные условия, потому что никогда неизвестно какие идеи могут посетить контрагента и удастся ли потом убедить его, что он неправ, а ведь на карту поставлена действительность оправдательных и первичных документов, счетов-фактур, очень высоки налоговые риски и риски хозяйственных споров между контрагентами. И тем не менее закрепим такой вывод: если закон четко регламентирует все существенные вопросы электронного взаимодействия определенного вида, отдельное письменное соглашение между компаниями не обязательно, в противном случае оно потребуется.

Иногда довольно будет согласия действием. Так, по общему правилу (исключение мы уже назвали выше) счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. Все ключевые вопросы оборота электронными счетами-фактурами определены НК РФ, Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме». В такой ситуации заключать отдельное соглашение об обмене электронными счетами-фактурами не обязательно. Согласие сторон можно выразить делом (Письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26, Письмо ФНС России от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755): одна сторона направила, а другая приняла электронный документ, не выразив никаких претензий по схеме документооборота.

В иных случаях обязательность соглашения об ЭДО предусмотрена законом. Если стороны намерены использовать простые или усиленные неквалифицированные подписи, то для придания документам, заверяемым ими, юридической силы п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требует заключить соглашение. Налоговики в Письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@ указали: когда речь идет об электронной первичке, инспекторы вправе запросить упомянутое соглашение, чтобы удостовериться в действительности такой документации. Легализовать специальным соглашением документы, подписанные УКЭП, излишне: они и так равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и могут применяться в любых правоотношениях (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). В то же время соглашением сторон могут быть урегулированы многие другие вопросы, относящиеся к ЭДО.

Какие положения стоит включить в соглашение

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора.

Содержательную часть стороны преимущественно определят самостоятельно – в зависимости от того, что для них существенно, но есть и обязательные положения.

При составлении текста соглашения стоит руководствоваться нормами Федерального закона № 63-ФЗ, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете», а также весьма содержательными Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (утв. ФНС России, далее – Методрекомендации ФНС) или на сайте ФНС России с главной страницы перейдите в раздел «Деятельность», выберите опцию «Иные функции ФНС России», далее – «Электронный документооборот» и перейдите на страницу «База знаний»).

Итак, в соглашении с контрагентом об ЭДО оговорите:

1. Могут ли стороны сочетать электронный документооборот с бумажным и в каких рамках. То есть, не возбраняется ли во взаимоотношениях с одним и тем же покупателем выставлять часть счетов-фактур, накладных, актов и т.п. на бумаге, а часть — в электронном виде, но вот дублирования (задваивания) электронных документов на бумаге (и наоборот) следует избегать, поскольку возникнут вопросы какой из документов подлинник, какой датой он выдан/получен и т.п. Например, в отношении счетов-фактур эта дилемма решена так (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): при невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя, продавец направляет покупателю тот же счет-фактуру с теми же показателями на бумажном носителе, лишь дополняет его подписью главного бухгалтера организации; дальнейшее перевыставление этого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

2. Могут ли стороны обмениваться электронными документами только через оператора ЭДО или (в не запрещенных законом случаях) и без его участия (с помощью электронной почты, посредством личного кабинета одного контрагента на сайте другого и т.д.). Допустимые каналы ЭДО следует обозначить (например, указать адреса электронной почты для направления юридически значимых сообщений (если применимо)).

3. Перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену. Помните, что есть вмененные законом и утвержденные органами власти форматы, которые нельзя игнорировать (например, формат счетов-фактур, УПД). В остальном стороны вольны выбирать. Степень детализации информации в этом разделе может быть различной: от общих слов до исчерпывающего перечня допустимых форматов файлов и даже оговорки о характере прикрепления ЭП к документу (открепленная или прикрепленная).

4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа. Это актуально для случаев, которые не регламентированы НПА. Например, согласно п. п. 8 и 9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, счет-фактура считается выставленным продавцом покупателю, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО, а полученным покупателем он будет считаться, если тому поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО. Нужно ли переписывать эти правила в соглашение, нужно ли просить покупателя пересылать продавцу подтверждение оператора ЭДО – решать вам. Когда же ЭДО организован без участия специализированного оператора, ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с электронными документами. В любом случае ознакомьтесь с разделами 3 «Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота» и 4 «Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота» Методрекомендаций ФНС и определите, какой объем описанных там правил включить в соглашение с контрагентом.

Если стороны применяют многосторонние электронные документы, стоит согласовать очередность их направления и подписания сторонами (в случаях, не регламентированных законом или НПА).

Укажите, что при обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала электронного взаимодействия, а финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной (п. 1.9 Методрекомендаций ФНС, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Целесообразно оговорить в соглашении и вопрос направления и подписания связанных между собой электронных документов (пакетов электронных документов). При этом необходимо руководствоваться нормой п. 4 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.

5. Виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов. Ст. 4 (п. 1) Федерального закона № 63-ФЗ гарантирует участниками электронного взаимодействия право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или НПА либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. Казалось бы, не надо поднимать этот вопрос в соглашении: зачем ограничивать свои возможности? Однако тут есть два «но»: во-первых, п. 17 ФСБУ 27/2021 требует, чтобы виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определялись соглашением экономического субъекта с данными лицами. Во-вторых, чем менее зарегулирован будет этот вопрос, тем более широкое поле останется для потенциально конфликтных ситуаций. Куда лучше даже просто зафиксировать, что может использоваться любой вид ЭП, не запрещенный законом, чем обойти этот вопрос молчанием. Можно установить и более жесткие правила: когда подойдет простая ЭП, когда – усиленная неквалифицированная, а когда не обойтись без УКЭП.

Скажем, решено использовать электронные УПД со статусом «1». Документ состоит из двух файлов обмена – по одному со стороны продавца и покупателя (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Файл продавца подписывается УКЭП лица, отвечающего за подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (это не обязательно УКЭП и вид этой подписи лучше согласовать с контрагентом). Файл покупателя подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта (вид этой подписи также лучше оговорить в соглашении).

Еще одну оговорку по этому разделу соглашения находим в п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ: соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Дело в том, что по общему правилу, если применена усиленная электронная подпись, то документ и так равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, но ведь не на всякую собственноручную подпись поставишь печать. В организации по этому поводу может быть свой регламент и придется ограничить круг подписантов таких документов или установить какие-то еще «контрольные точки».

6. Порядок определения полномочий подписантов, отличных от лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Этот вопрос должно осветить особенно четко, учитывая, что при применении УКЭП правила тут изменены с 2022 г. Аккуратно составить этот раздел помогут пп. 1 и 2 п. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.4, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) и п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Сообразно обстоятельствам и в зависимости от вида используемой ЭП (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная), момента получения сертификата ключа проверки УКЭП уполномоченного лица, нужно оговорить когда такие подписанты могут действовать на основе приказа о праве подписи без доверенности, когда понадобится бумажная доверенность, когда – машиночитаемая (электронная) и каким образом доверенность (или, возможно, в отдельных случаях, выписка из приказа о праве подписи) будет предоставляться контрагенту. Например, в силу пп. 2 п. 2 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ представление машиночитаемой доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой. Т.е. допустим альтернативный вариант: машиночитаемая доверенность может быть предварительно направлена контрагенту в порядке, предусмотренном соглашением, и тогда ее не потребуется прилагать к каждому подписанному документу.

7. Возможность шифрования электронных документов при обмене ими. Шифрование недопустимо, если:

НПА установлен запрет на шифрование информации;

выставлен электронный счет-фактура (УПД), содержащий реквизиты прослеживаемости (п. 7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н);

Остальное – на усмотрение сторон.

8. Порядок определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи (если таковые применяются) (п. 2 ст. 6, пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

9. Порядок проверки неквалифицированных электронных подписей, используемых при создании электронных документов (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ) и порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа.

10. Требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов и конфиденциальности используемых подписантами ключей ЭП, а также порядок действий в случаях нарушения оной (пп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 2 п. 1 Федерального закона № 63-ФЗ).

11. Порядок действий в форс-мажорной ситуации. Например, как и в какие сроки при отказе каналов электронного взаимодействия следует уведомить контрагента о технической проблеме, каким путем формировать, подписывать и передавать документы до ее разрешения.

12. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций.

13. Другие положения, которые считаете важными при организации ЭДО с партнерами.

Скачать образец соглашения об ЭДО между контрагентами можно ниже.

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами позволяет упросить обмен документами. Это удобно и в период пандемии, и в обычных условиях. Подпишите с контрагентом соглашение об электронном документообороте.

В этой статье

  • В чем суть соглашения. Образец документа
  • Как оформить соглашение
  • Какие условия указать
  • Какие тенденции судебной практики учесть

Зачем нужно соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Электронный документооборот – система, которая активно внедряется во всех сферах деятельности. Она позволяет:

  • организовать централизованное хранение документов с общим доступом и быстрым поиском,
  • экономить время на согласование и подписание документов,
  • обеспечить удобное хранение без внушительных картотек и хранилищ и др.

Чтобы внедрить такую систему в договорных отношениях, между юридическими лицами заключают соглашение об электронном документообороте.

Обратите внимание! С 01.09.2023 электронные подписи, которыми пользуются сотрудники для утверждения документов в рамках ЭДО, оформляют по-новому. Теперь у каждого сотрудника есть только личная подпись, без реквизитов компании. Подписью с ее реквизитами пользуется только директор – как лицо, которое от имени компании действует без доверенности (ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Такая ЭП содержит в том числе данные о директоре как ее владельце. Остальные сотрудники для подтверждения своих полномочий должны использовать машиночитаемые доверенности. Прежние квалифицированные сертификаты подписей с реквизитами компаний действуют максимум до 01.09.2024, и только если их успели перевыпустить до 31.08.2023 (ч. 2.4 – 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ в ред. Федерального закона от 04.08.2023 № 457-ФЗ).

Если потребовалось соглашение о переходе на электронный документооборот, образец поможет подготовить текст.

Скачать соглашение об электронном документообороте, образец

Образец доп. соглашения на электронный документооборот

Как оформить соглашение об электронном документообороте

Закон разрешает использовать электронный документооборот, когда стороны специально пропишут соглашение об этом (ст. 160 ГК РФ). Есть два основных способа договориться об электронном обмене документами:

  1. Первый известен давно. Речь идет о пунктах в бумажных соглашениях, которые признает юридическую силу документов посредством электронной связи.
  2. Второй – оформление ЭП. Такой подход давно применяют кредитные учреждения и другие организации в целях контроля.

Отдельно можно выделить соглашение о внутреннем документообороте в компании. Порядок согласования заданий, договоров, актов и других бумаг компания закрепляет в ЛНА.

Вариант 1. Соглашение об использовании электронного документооборота можно прописать в тексте бумажного договора

Уже давно стороны договариваются о том, что электронные документы имеют юридическую силу. Готовность обмениваться по электронной почте или иным каналам связи они прописывают в бумажном соглашении. Достаточно одного или нескольких пунктов:

«Стороны пришли к соглашению об использовании электронного документооборота наравне с документами на бумажных носителях. Обмен документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающими обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам в рамках электронного документооборота счетов-фактур между поставщиком и покупателем, с применением электронной цифровой подписи».

Иногда в соглашении на электронный документооборот с контрагентами к такой формулировке добавляется приписка, что документы имеют юридическую силу до момента обмена оригиналами:

«Стороны принимают документы, передаваемые по факсимильной связи и/или электронной почте, как имеющие юридическую силу, с последующим предоставлением оригиналов таких документов и течение 10 календарных дней».

«Стороны пришли к соглашению, что признают действительными договорную документацию, полученную по электронной почте и/или факсу. Данные документы имеют юридическую силу и являются средством для доказывания до обмена оригиналами. Обмен оригиналами документов обязателен в течение 30 календарных дней с даты их подписания».

На практике такое соглашение об использовании электронного документооборота встречает ряд сложностей:

  • бухгалтерия по-прежнему требует бумажные первичные документы;
  • если ответственный сотрудник увольняется, данные могут уйти на непросматриваемую или закрытую почту;
  • сообщения могут попасть в папку «Спам» или иным образом не дойти до получателя.

Суды тоже по-разному реагируют на такое соглашение о переходе на электронный документооборот. Они признают электронный обмен законным, когда:

  • можно сделать вывод о рабочем характере почты;
  • если для сторон такой способ – обычная практика документооборота (решение АС Республики Татарстан от 28.11.2019 по делу № А65-25248/2019);
  • когда другие обстоятельства также свидетельствуют о надлежащей отправке.

Например, суд посчитал, что электронный адрес принадлежит обществу. Адрес соответствовал тому, что компания указала сама о себе на официальном сайте. Таким образом, получение по этому адресу сообщений и документов сомнения не вызывает. Сообщение направлялось в рабочий день, в рабочие часы, а значит полномочный представитель должен был прочитать его в тот же день. Компания не доказала иных обстоятельств. Нет данных о поломке сети или иных причинах неполучения. Кроме того, отправитель продублировал документ заказной почтой. В такой ситуации наличие подписанного документа сомнения не вызывает (постановление 17 ААС А50-31420/2019 от 09.06.2020).

Можно прописать условия непосредственно в договоре, а также:

  • заключить отдельное соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами на этапе подписания основного договора;
  • оформить дополнительное соглашение о переходе на электронный документооборот уже после заключения основной сделки.

Вариант 2. Чтобы выполнять соглашение на электронный документооборот с контрагентами, понадобится ЭП

Соглашение о переходе на электронный документооборот – документ, который понадобится сторонам с учетом сложной ситуации в текущем году. Контрагенты, которые прежде обменивались бумажными оригиналами, подписывали дополнительные соглашения, сегодня предпочитают не направлять лишний раз курьеров и не подвергать риску других сотрудников, которым требуется передавать сведения.

Финансовые документы разрешается передавать посредством сети, но потребуется электронная подпись (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Чтобы оформить дополнительное соглашение о переходе на электронный документооборот, компании изготавливали ЭП.

Так, стороны подписали дополнительное соглашение о переходе на электронный документооборот. В рамках нового порядка одна сторона направляла второй счета, счета-фактуры, акты сверки расчетов. Все документы имели электронную подпись. Такой порядок признавали правомерным суды (решение АС Ростовской области от 10.04.2020 по делу № А53-912/2020).

Какие еще документы понадобятся для ЭДО

Положение об электронном документообороте, образец Скачать образец
Приказ об электронном документообороте, образец Скачать образец
Учетная политика для целей бухгалтерского учета Скачать образец
Машиночитаемая доверенность в буквенной форме Скачать образец
Письмо контрагенту о переходе на электронный документооборот Скачать образец

Что прописать в соглашении об использовании электронного документооборота

Чтобы организовать работу, обговорите в соглашении на электронный документооборот, какие именно документы передаются по каналам связи. Например, первичные бухгалтерские, дополнительные соглашения, иные сведения:

«Стороны определяют, что между ними осуществляется электронный обмен ЮЗД первичными учетными документами бухгалтерского и (или) налогового учета по установленным нормативными актами формам и форматам (далее – ЮЗД), а также электронными документами в свободной форме и форматах, согласованных сторонами. Приоритет при обмене документами на разных носителях (бумажный и электронный) с одинаковыми реквизитами и показателями имеют электронные документы».

Можно прописать в соглашении об электронном документообороте конкретные виды бумаг и оставить перечень незакрытым:

«Предметом настоящего соглашения является порядок обмена электронными документами, подписанными электронной (цифровой) подписью:

  • платежными документами, а также первичными учетными документами;
  • актами сверок взаиморасчетов;
  • документами о снятии показаний приборов учета;
  • дополнительными соглашениям к Договору;
  • иными документами, предусмотренными Договором и действующим законодательством.
  • документы, содержащие подписи третьих лиц, направляются Сторонами в графическом виде (скан-копии текста)».

Когда сотрудничество в рамках соглашения об электронном документообороте происходит продолжительное время, обмениваться документами контрагенты предпочитают посредством специальной программы. Такие услуги часто встречаются в сети. Контрагенты совместно выбирают оператора:

«Стороны являются участниками системы электронного документооборота «Д». В соответствии с дополнительным соглашением № Сторона1 направляет Стороне 2 счета, счета-фактуры, акты сверки расчетов за электроэнергию (мощность), подписанные электронной цифровой подписью, через Оператора электронного документооборота…

При этом электронные документы, подписанные электронной подписью уполномоченных представителей сторон, имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, подписанными уполномоченными представителями и заверенными оттисками печатей сторон, независимо от того, существуют ли такие документы на бумажных носителях или нет. После подписания соглашения прекращается иной способ доставки указанных документов».

Также они могут оставить выбор на будущее, а в соглашении об электронном документообороте прописать предположительного оператора и оставить возможность поменять его при необходимости:

«Оператором в рамках исполнения настоящего Договора является ООО «» (ОГРН) или «» (ОГРН) или иной оператор, к которому подключены и Потребитель, и Поставщик».

В соглашении о документообороте в электронном виде согласуйте порядок обмена дубликатами. Электронный оборот не всегда означает порядок. В случае сбоев и недобросовестных действий возможны потери документов. На этот случай целесообразно договориться об обмене дубликатами.

Пропишите основания для отказа использовать такой обмен документами. Например, при технических неисправностях. Укажите на необходимость приостановки, когда меняются реквизиты. Укажите на порядок уведомления о приостановке: за сколько дней, каким способом и способ вернуться к сетевому обмену:

«Приостановление электронного документооборота производится на основании письменного уведомления Стороной-инициатором другой Стороны не позднее 5 рабочих дней до предполагаемого даты приостановления. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления и срок приостановления электронного документооборота.

Документооборот возобновляется в назначенный срок при условии получения Стороной-инициатором от другой Стороны письменного согласия, направленного этой Стороной не позднее 1 рабочего дня до назначенной даты возобновления электронного документооборота».

Укажите общие сведения, которые нужны для любого соглашения. Соглашение об электронном документообороте составьте письменно и подпишите у полномочных представителей. Не забудьте поставить дату, указать наименования сторон.

Какие споры возникают между юридическими лицами в связи с соглашением об электронном документообороте

Хотя стороны используют современные средства связи, проблемы остаются прежними. Недобросовестный контрагент может заявить о неполучении документов в срок или сам не направляет необходимые данные.

Соглашение об электронном документообороте позволяет доказать факт правоотношений и взыскать долги, когда кредитор предоставляет документы (постановление 13 ААС от 22.01.2019 № 13АП-31318/2018 по делу № А56-89032/2018).

Суды указывают, что электронные документы подтверждают фактические обстоятельства.

Так, суд установил, что накладные за период задолженности, которые содержат усиленную квалифицированную подпись, приравниваются к товарным накладным и подтверждают получение товара. Это означает, что у покупателя имеется задолженность за продукцию (решение АС Новосибирской области от 22.04.2019 по делу № А45-1834/2019).

Сложности могут возникнуть при оформлении финансовых операций. Наличие соглашения об электронном документообороте и использование электронных средств коммуникации не спасает от прекращения доступа к счету, когда банк находит основания считать платежи незаконными. Кредитное учреждение ссылается на законодательство о противодействии терроризму и прекращает операции (п. 11 ст. 7 закона № 115-ФЗ).

Так, компания обратилась в суд. Первая инстанция решила, что банк неправомерно прекратил предпринимателю доступ к дистанционному банковскому обслуживанию. Апелляционный суд отменил решение. Он выяснил, что соглашение между банком и компанией-истцом о предоставлении услуг электронного документооборота предусматривало такую возможность. При таких обстоятельствах оснований для вывода о том, что действия банка носят произвольный характер и нарушают закон, не имеется (постановление 13 ААС 23.10.2019 № 13АП-26274/2019 по делу № А56-46484/2019).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *